En Chile, toda empresa que vende emite documentos tributarios electrónicos (DTE) ante el Servicio de Impuestos Internos. Si tu empresa trabaja con SAP Business One, la pregunta no es si facturar electrónicamente, sino cómo hacerlo sin duplicar trabajo entre el ERP, el proveedor de facturación y el portal del SII.
Qué documentos se emiten desde el ERP
Los DTE más comunes en una empresa que usa SAP Business One son:
- Factura electrónica (tipo 33) y factura no afecta o exenta (tipo 34).
- Guía de despacho electrónica (tipo 52), para trasladar mercadería.
- Nota de crédito (tipo 61) y nota de débito (tipo 56), para corregir o anular documentos.
- Boleta electrónica (tipo 39), en empresas que venden a consumidor final.
Cada uno nace de un documento de SAP Business One: la factura de deudores, la entrega, la nota de crédito. Lo ideal es que el DTE se genere a partir de ese mismo documento, sin volver a digitar nada.
Folios y timbraje: el CAF
Para emitir, el SII entrega rangos de folios mediante el Código de Autorización de Folios (CAF). Cada DTE lleva un folio de ese rango y se firma con el certificado digital de la empresa. Si los folios se agotan, no se puede facturar, por eso conviene que el sistema avise antes de que se terminen y que el número de folio quede guardado en el documento de SAP Business One para cruzarlo después con cobranza y contabilidad.
Recepción de documentos de proveedores
La facturación electrónica también tiene un lado de compras. Las facturas de tus proveedores llegan por correo y quedan registradas en el SII. Según la Ley 19.983, la empresa que recibe una factura tiene 8 días corridos para reclamar su contenido; pasado ese plazo se entiende aceptada. Si la recepción no está conectada con el ERP, es fácil que una factura incorrecta quede aceptada sin que nadie la revise.
Un buen flujo de recepción permite ver en SAP Business One los documentos recibidos, compararlos con la orden de compra o la entrada de mercadería y aceptar o reclamar dentro del plazo.
El Registro de Compras y Ventas
Desde 2017 el SII arma el Registro de Compras y Ventas (RCV) con los DTE emitidos y recibidos, en reemplazo de los antiguos libros de compra y venta. Para el cierre mensual y la declaración del IVA, lo importante es que lo registrado en SAP Business One cuadre con el RCV. Cuando la facturación está integrada al ERP, esa conciliación es mucho más simple: cada documento del SII tiene su par en SAP.
Errores frecuentes cuando la facturación no está integrada
- Facturas emitidas en un portal externo que no quedan en SAP Business One, o al revés.
- Folios distintos entre el ERP y el SII, que complican la cobranza.
- Notas de crédito hechas fuera del ERP que descuadran la cuenta del cliente.
- Facturas de proveedores aceptadas por plazo sin revisión.
Cómo lo resuelve un add-on integrado
Un add-on de facturación electrónica para SAP Business One emite el DTE desde el mismo documento del ERP, guarda el folio, recibe los documentos de proveedores y mantiene todo trazable para contabilidad y auditoría. Nuestro Add-on de Facturación Electrónica se integra de forma nativa con SAP Business One y con los principales proveedores de facturación del mercado chileno, cumpliendo la normativa vigente del SII.
¿Quieres revisar cómo emite y recibe documentos tu empresa hoy? Conversemos y te mostramos cómo quedaría integrado en tu SAP Business One.