Para conectar los despachos de SAP Business One con una plataforma de última milla como Drivin, SimpliRoute o Beetrack, los documentos de despacho de SAP (entregas o facturas) viajan a la plataforma de ruteo con el cliente, la dirección y la fecha comprometida, y el resultado de cada entrega vuelve como un estado que el equipo puede seguir: planificada, en ruta, entregada, parcial o rechazada. La clave está en decidir qué documento manda, qué datos viajan y qué haces con la prueba de entrega. Aquí te lo explicamos paso a paso.
Por qué SAP Business One no basta por sí solo en la última milla
SAP Business One registra muy bien la venta: el pedido, la entrega, la factura y el stock. Lo que no hace por sí solo es armar las rutas del día, asignar vehículos ni saber si el camión llegó. Para eso existen plataformas de última milla. Drivin, por ejemplo, se presenta como un sistema de gestión de transporte con planificación de rutas, app para conductores con prueba de entrega, torre de control y alertas al cliente, y menciona integraciones con ERP como SAP Business One.
Si las dos herramientas no conversan, alguien termina exportando planillas de despachos cada mañana y preguntando por teléfono qué pasó con cada pedido. La integración elimina ese ida y vuelta.
Qué datos viajan entre SAP Business One y la plataforma de ruteo
Cada plataforma tiene su propio modelo, pero el intercambio suele verse así:
| Dato | Origen | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Documento de despacho (entrega o factura) y su número | SAP Business One | Identifica la orden que se va a repartir y permite volver a ella. |
| Cliente y dirección de despacho | SAP Business One | Ubicar la parada en el mapa y agrupar las rutas. |
| Fecha de entrega comprometida | SAP Business One | Planificar el día correcto. |
| Artículos y cantidades | SAP Business One | Calcular la carga del vehículo y revisar entregas parciales. |
| Estado de la entrega y motivo | Plataforma de última milla | Saber qué se entregó, qué quedó a medias y qué fue rechazado. |
| Prueba de entrega (foto, firma, comentario) | App del conductor | Respaldar la entrega ante el cliente y ante cobranza. |
Cómo funciona la integración con Drivin en el panel de G1ntegra
La integración de G1ntegra con Drivin trabaja con los documentos de SAP Business One que originan el despacho: documentos de entrega o facturas, según cómo opere tu empresa. También actualiza en Drivin las direcciones de despacho tomadas desde SAP y trabaja con los esquemas de Drivin de tu operación.
En el panel, cada orden aparece con su fecha de contabilización, el número de orden, el número del documento en SAP, el cliente, el esquema, el estado en Drivin, el tipo de documento, el inicio de la integración y la fecha de entrega. Puedes buscar por fecha y por estado, y los errores quedan visibles con el evento, la fecha y la orden afectada, para corregirlos antes de que el camión salga.
Además, puedes consultar los escenarios de Drivin de un rango de fechas: cada escenario muestra cuántas direcciones, órdenes, vehículos e ítems incluye y qué órdenes se le agregaron. El tablero resume las entregas aprobadas, pendientes y rechazadas.
Estados de entrega: lo que tu equipo necesita ver
Los estados cambian de nombre según la plataforma, pero responden a las mismas preguntas: si la orden ya está planificada, si va en camino y cómo terminó.
- Drivin, en el panel de G1ntegra: Sin asignar, Planeada, Enrutada, Pendiente, Aprobada, Parcial y Rechazada.
- SimpliRoute: según su documentación pública, una visita puede estar pendiente, parcial, completada, fallida o cancelada, y los motivos de entrega o de falla se configuran como observaciones.
- Beetrack (parte de DispatchTrack): según lo que anunció la empresa en Chile, la prueba de entrega se personaliza de acuerdo con el estado final de cada envío.
Lo importante es acordar qué significa cada estado para ventas, bodega y cobranza. Una entrega parcial o rechazada casi siempre gatilla algo en SAP: una devolución, una nota de crédito o un nuevo despacho. Ese proceso conviene definirlo antes de integrar, no después.
Prueba de entrega: el respaldo que pide cobranza
La prueba de entrega (POD, por su sigla en inglés) es la evidencia de que el pedido llegó: una foto, una firma, un comentario o la ubicación al momento de cerrar la visita. Las tres plataformas la contemplan:
- Drivin incluye prueba de entrega en su app para conductores.
- En SimpliRoute, la documentación de su API muestra que cada visita guarda las fotos y la firma del cliente como enlaces, y ofrece webhooks que avisan cuando se cierra una visita.
- Beetrack anunció en Chile que su producto permite elegir entre distintos tipos de prueba, como firma digital o foto, según el estado final del envío.
La pregunta práctica es dónde vas a consultar esa evidencia. Algunas empresas la revisan directamente en la plataforma de ruteo; otras prefieren tener a mano el enlace junto al documento de SAP. Define quién la necesita (bodega, servicio al cliente, cobranza) y con qué urgencia. Si después gestionas el cobro con Duemint, revisa también la integración de Duemint con SAP Business One.
Qué mirar al elegir una plataforma de última milla
- API y avisos documentados: que la plataforma publique cómo crear órdenes, consultar estados y recibir avisos (webhooks) cuando una entrega cambia. Sin eso, la integración depende de consultas manuales.
- Documento base: confirma si podrás trabajar con entregas, con facturas o con ambas, según cómo despacha tu empresa.
- Estados y motivos configurables: necesitas distinguir rechazos por cliente ausente, dirección errónea o producto dañado.
- Tipos de prueba de entrega: foto, firma, comentario, ubicación, y si se pueden exigir según el resultado.
- Entregas parciales: cómo se registran las cantidades realmente entregadas.
- Varias empresas o bodegas: si operas más de una sociedad en SAP, revisa cómo se separan.
- Trazabilidad de errores: que cada orden que no se pudo enviar quede visible con su motivo.
Cómo preparar SAP Business One antes de integrar
La calidad de la ruta depende de la calidad del dato. Antes de conectar, revisa que las direcciones de despacho de tus clientes estén completas (calle, número, comuna) y que no haya varias versiones de la misma dirección. Define si el despacho nace de la entrega o de la factura, y que todos los vendedores respeten la fecha de entrega comprometida. Si el proceso de rechazos no está claro, escríbelo: quién recibe el aviso y qué documento se emite en SAP.
Si quieres ver cómo encaja la logística con el resto de tus sistemas, lee cómo integrar SAP Business One con e-commerce y otros sistemas, revisa todas las integraciones disponibles o visita la sección de recursos.
¿Tus despachos todavía se coordinan con planillas? Escríbenos y revisamos cómo conectar SAP Business One con tu plataforma de última milla.
Preguntas frecuentes
¿Qué documento de SAP Business One se envía a la plataforma de ruteo?
Depende de cómo despacha tu empresa. La integración de G1ntegra con Drivin trabaja con documentos de entrega o con facturas, y lo importante es elegir uno como base para no duplicar órdenes.
¿Puedo ver qué entregas fueron rechazadas o parciales?
Sí. En el panel de la integración con Drivin puedes filtrar por fecha y estado, y ver de inmediato las entregas parciales o rechazadas para gestionarlas.
¿Qué datos necesito ordenar antes de integrar?
Principalmente las direcciones de despacho de tus clientes, la fecha de entrega comprometida en cada documento y el criterio para saber qué documento origina el despacho. Con eso limpio, las rutas salen bien desde el primer día.