Para que los informes de gastos aprobados en Rindegastos lleguen a SAP Business One sin digitarlos, una integración los lee y los registra en SAP según cómo trabaje tu empresa: los gastos respaldados con factura entran como factura de proveedor (o como borrador para revisarla antes), y el resto se contabiliza en un asiento, con la cuenta, el centro de costo y el proyecto que corresponden a cada categoría. En esta guía te contamos cómo funciona ese recorrido en la integración de Rindegastos de G1ntegra y qué conviene dejar listo antes de encenderla.
Por qué conectar Rindegastos con SAP Business One
Rindegastos ordena la rendición: cada empresa define sus políticas, sus categorías de gasto (cada una vinculada a una cuenta contable), sus centros de costo y sus flujos de aprobación. El problema aparece después de la aprobación. Si contabilidad tiene que volver a escribir cada gasto en SAP Business One, se pierde tiempo, se cuelan errores de cuenta o de centro de costo y el cierre de mes se alarga.
Una integración toma el informe ya aprobado y lo convierte en documentos de SAP con las mismas reglas cada vez. Contabilidad deja de digitar y pasa a revisar lo que no cuadra.
Cómo llegan los informes aprobados a contabilidad
Qué documento se crea en SAP
La integración se configura por empresa. Estas son las alternativas que contempla:
| Situación | Qué se registra en SAP Business One |
|---|---|
| Gastos sin documento tributario (boletas, peajes, estacionamientos, etc.) | Un asiento contable por informe, con la cuenta, el centro de costo y el proyecto de cada gasto. |
| Gastos con factura | Una factura de proveedor por gasto, o un borrador (documento preliminar) si prefieres que alguien la revise antes de contabilizarla. |
| Facturas creadas por la integración | Opcionalmente, su propio asiento, o su inclusión dentro del asiento del informe. |
Para saber si un gasto trae factura, la integración lee el tipo de documento del gasto y, desde campos adicionales de Rindegastos, el RUT del proveedor y el número del documento. Además puede usar series de numeración propias para los asientos y para las facturas, asignar un indicador a los asientos, registrar en las líneas al colaborador que rindió, guardar el número del gasto en un campo de usuario de la factura y dejar en SAP el enlace al respaldo del gasto, para que nadie tenga que buscar la boleta en otro sistema.
Si tu empresa lo usa, el asiento también puede imputarse al colaborador con una línea de crédito por el total del informe en su cuenta. Para eso, los colaboradores deben existir en SAP como socios de negocio.
Cuenta, centro de costo y proyecto por categoría
La forma más común es la homologación de categorías: cada categoría de gasto de Rindegastos se relaciona con una cuenta de SAP. El panel permite sincronizar las cuentas de ambos lados, crear una relación manual cuando falta una y consultar el catálogo de cuentas SAP de la compañía sin salir de la pantalla.
Si tu empresa usa campos adicionales en sus políticas (por ejemplo, un campo "Proyecto" o "Centro de costo"), la integración puede tomar de ahí la cuenta, la cuenta de crédito, el centro de costo y el proyecto, leyendo el dato desde el informe o desde cada gasto, según cómo esté armada la política. También puede usar una relación de impuestos para que cada gasto lleve el indicador correcto.
Detección de facturas duplicadas
Antes de crear una factura, la integración revisa si ya existe en SAP. Si la encuentra, no crea otra: el gasto queda marcado como Existente. Si la crea, queda como Integrado. Así se evita el caso típico en que el proveedor envió la factura a contabilidad y, al mismo tiempo, el colaborador la rindió.
Fondos por rendir
En Rindegastos, un fondo por rendir es un anticipo asignado para cubrir gastos específicos, como un viaje o una visita a clientes. La integración tiene un módulo de Fondos donde ves cada fondo con su monto de depósito, su número en SAP, su estado, sus intentos y sus errores, y desde donde puedes integrarlos.
Cuando la empresa trabaja así, las rendiciones pueden saldarse contra el fondo asignado al colaborador, usando la cuenta contable que definas para ese fondo y, si lo activas, actualizando también la información en Rindegastos.
Control: estados, omitir, reabrir y reprocesar
Cada informe muestra un estado simple: Pendiente, En ejecución, Integrado o Fallido, más Omitido cuando alguien decide no llevarlo a SAP.
- Errores con solución: si un informe falla, el detalle muestra el error y, cuando existe, una explicación de cómo resolverlo.
- Omitir con justificación: un informe Pendiente o Fallido puede pasar a Omitido escribiendo el motivo. Si fue un error, se reabre y vuelve a Pendiente. El cambio queda en la auditoría.
- Omitir o reabrir una factura: lo mismo se puede hacer a nivel de cada gasto con factura, también con justificación, sin tocar el resto del informe.
- Volver a procesar: al reprocesar eliges entre usar los datos ya guardados o descargar de nuevo el informe desde Rindegastos, útil cuando el rendidor corrigió algo después.
- Evidencia de pago: cuando la configuración contempla el pago de la factura, el detalle muestra la información del pago registrado en SAP, en modo de solo lectura.
Ejecución programada y reintentos
La integración se puede ejecutar a mano, cada cierto intervalo o en varios horarios fijos al día, con hora de Chile. Los cambios de programación se preparan en un borrador y se aplican solo al guardar.
Lo que falla no se pierde: cada informe guarda sus intentos y su último error, y se reintenta. Si ya hay una integración corriendo, el panel no lanza otra encima. Además, puedes recibir un correo de aviso al terminar el proceso.
Para controlar qué entra, puedes definir desde qué fecha (o fecha de envío) se procesan los informes, integrar solo los que tengan un estado personalizado de Rindegastos y excluir folios puntuales. Durante la puesta en marcha existe un modo de pruebas que no modifica los informes ni los gastos en Rindegastos.
Qué preparar antes de integrar
- Plan de cuentas y categorías: revisa que cada categoría de Rindegastos tenga una cuenta clara en SAP. Si dos categorías apuntan a lo mismo, decide si conviene unirlas.
- Centros de costo y proyectos: deben existir en SAP con los mismos códigos que usarás en Rindegastos.
- Campos adicionales: si los gastos con factura se identifican por tipo de documento, RUT y folio, esos campos deben estar en la política y ser obligatorios.
- Colaboradores como socios de negocio: si el asiento se imputará a cada persona, créalas en SAP y define si serán proveedores o clientes.
- Impuestos y series: define los indicadores de impuesto y las series de numeración para asientos y facturas.
- Fondos por rendir: acuerda con tesorería el nombre del fondo y la cuenta contable que se usará para saldarlo.
- Fecha de corte y acceso: elige desde qué fecha se integra (para no duplicar lo ya digitado) y habilita un usuario de SAP para la conexión.
Si quieres ordenar también el cierre, revisa nuestro checklist de cierre mensual en SAP Business One. Y si además centralizas remuneraciones, mira la integración con Buk o la integración con Talana. Puedes ver todas las conexiones disponibles en integraciones o leer más en recursos.
¿Tu equipo sigue digitando rendiciones en SAP Business One? Escríbenos y revisamos juntos cómo dejar Rindegastos conectado a tu contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿La integración crea facturas o asientos en SAP Business One?
Ambas cosas, según la configuración de tu empresa. Los gastos con factura pueden entrar como factura de proveedor o como borrador, y el resto se registra en un asiento contable con su cuenta, centro de costo y proyecto.
¿Qué pasa si la factura de un gasto ya estaba ingresada en SAP?
La integración la busca antes de crearla. Si ya existe, no crea otra y marca el gasto como Existente, así evitas facturas duplicadas.
¿Puedo dejar fuera un informe que no corresponde contabilizar?
Sí. Un informe Pendiente o Fallido se puede pasar a Omitido escribiendo una justificación, y se puede reabrir después. El cambio queda registrado en la auditoría del panel.