Integrar Duemint con SAP Business One sirve para que cobranza y contabilidad trabajen con la misma información: los pagos registrados en SAP Business One se reflejan en Duemint, los pagos registrados en Duemint se crean en SAP Business One y se concilian con su factura, y las facturas vencidas con saldo que todavía no están en Duemint llegan solas. Cada uno de estos tres flujos se activa o desactiva por empresa, según cómo cobras.
El problema: dos sistemas que deberían decir lo mismo
Duemint es una plataforma de gestión de cobranza y cuentas por cobrar. Tu equipo la usa para hacer seguimiento a los clientes, enviar recordatorios y registrar lo que se va pagando. SAP Business One, en cambio, es tu contabilidad: ahí están las facturas emitidas, los pagos recibidos y el saldo real de cada cliente.
Si los dos sistemas no conversan, aparecen situaciones que cualquier área de cobranza conoce:
- Le recuerdas una factura a un cliente que ya la pagó, porque el pago se registró en SAP Business One pero no en Duemint.
- Un pago informado en Duemint no aparece en contabilidad hasta que alguien lo digita, y mientras tanto el saldo del cliente está mal.
- Facturas vencidas quedan fuera de la gestión de cobranza porque nunca se cargaron en Duemint.
- Al cierre de mes, alguien tiene que cuadrar a mano la cartera de un sistema contra la del otro.
Cada uno de estos errores cuesta tiempo y, a veces, la relación con el cliente.
Los tres flujos de la integración
1. Pagos de SAP Business One hacia Duemint
Cuando se registra en SAP Business One un pago recibido, la integración lo registra en Duemint, en el documento del mismo folio. Así, el equipo de cobranza ve que esa factura ya se pagó y no vuelve a gestionarla.
2. Pagos de Duemint hacia SAP Business One
Cuando el pago se registra en Duemint, la integración lo crea en SAP Business One como abono a la cuenta de transferencia que tú definas, y lo concilia con la factura. Contabilidad no tiene que digitarlo y el saldo del cliente queda al día.
3. Facturas vencidas de SAP Business One hacia Duemint
La integración crea en Duemint las facturas de SAP Business One que están vencidas, tienen saldo y todavía no están allí. De esta forma, ninguna deuda vencida queda fuera de la gestión de cobranza por un olvido de carga.
No estás obligado a usar los tres. Cada flujo se activa por separado en las opciones de tu empresa; el que crea pagos en SAP Business One pide indicar la cuenta de transferencia del abono. Tienes el resumen en la página de la integración de Duemint.
Qué ves en el panel
Cada documento integrado aparece con su estado, sus pagos y el historial de intentos. Los estados posibles son:
| Estado | Qué significa para tu equipo |
|---|---|
| Pendiente | El documento está por procesarse. |
| Integrado | El documento ya quedó sincronizado. |
| Fallido | Hubo un error; el detalle explica qué pasó para corregirlo. |
| Sin pagos | La factura no tiene pagos registrados. |
| Con pago parcial | La factura tiene abonos, pero aún queda saldo. |
Los pagos parciales se ven con claridad: cada documento muestra los pagos que se le registraron. Eso ayuda a cobranza a conversar con el cliente con el saldo correcto y a contabilidad a revisar diferencias sin abrir dos sistemas.
Cómo decidir qué flujos activar
La combinación correcta depende de dónde se registra cada pago en tu empresa. Algunas preguntas para ordenar la decisión:
- ¿Dónde registra hoy tu equipo los pagos de clientes? Si contabilidad los ingresa en SAP Business One, el primer flujo mantiene a Duemint al día. Si los registra cobranza en Duemint, el segundo los lleva a SAP Business One.
- ¿Qué cuenta usas para los abonos por transferencia? Es el dato que pide el flujo que crea pagos en SAP Business One.
- ¿Cómo llegan hoy las facturas a Duemint? Si hay facturas vencidas que se quedan fuera, el tercer flujo cierra esa brecha.
- ¿Tienes varias empresas? Como los flujos se activan por empresa, cada sociedad puede trabajar distinto.
Estas definiciones se revisan contigo en el levantamiento. Los plazos de implementación dependen de tu configuración de SAP Business One y de los flujos que actives, y se definen en esa misma etapa.
Qué conviene tener ordenado en SAP Business One antes de integrar
La integración trabaja con los datos que ya tienes, así que vale la pena revisar algunos puntos antes de partir:
- Folios consistentes: los pagos de SAP Business One se registran en Duemint en el documento del mismo folio. Si hay facturas con folio mal cargado, conviene corregirlas primero.
- Cuenta de transferencia definida: si vas a activar el flujo que crea pagos en SAP Business One, acuerda con contabilidad qué cuenta recibe esos abonos.
- Saldos al día: si hoy hay pagos sin aplicar o facturas con saldo que ya se cobraron, ordénalos antes. De lo contrario, el flujo de facturas vencidas podría enviar a cobranza documentos que no corresponden.
Revisar esto al principio evita que los primeros días de la integración se vayan en aclarar diferencias que venían de antes.
Cobranza, cierre y el resto de la operación
Una cartera conciliada entre cobranza y contabilidad simplifica el cierre mensual: menos partidas por aclarar y un saldo de clientes en el que puedes confiar. Si quieres ordenar ese proceso, revisa nuestra checklist de cierre mensual en SAP Business One.
La cobranza también depende de que las facturas estén bien emitidas. Si estás revisando ese frente, la guía sobre facturación electrónica con SAP Business One en Chile y la integración con FacturaX te pueden servir. Puedes ver todas las plataformas que conectamos en integraciones.
Si tu equipo de cobranza y tu contabilidad trabajan con cifras distintas, conversemos. Revisamos contigo cómo registran hoy los pagos y qué flujos te conviene activar. Escríbenos aquí.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que usar los tres flujos de la integración con Duemint?
No. Cada flujo se activa por separado en las opciones de tu empresa. El flujo que crea pagos en SAP Business One pide indicar la cuenta de transferencia del abono.
¿Se ven los pagos parciales?
Sí. Cada documento muestra si está pendiente, integrado, fallido, sin pagos o con pago parcial, junto con los pagos que se le registraron.
¿Qué facturas se envían a Duemint?
Las facturas de SAP Business One que están vencidas, tienen saldo y todavía no existen en Duemint. Así ninguna deuda vencida queda fuera de la gestión de cobranza.
