El cierre contable mensual en SAP Business One se hace en un orden fijo: primero cuadras bancos, documentos y tributación del mes; después registras provisiones, remuneraciones y ajustes; luego calculas las diferencias de tipo de cambio; y al final cambias el estado del período contable para que nadie pueda registrar más movimientos en él y emites los informes. Hacerlo siempre con la misma lista de chequeo reduce errores, acorta los días de cierre y te deja estados financieros en los que la gerencia puede confiar.
Esta es la checklist que recomendamos, pensada para contadores y gerentes de finanzas de pymes chilenas que usan SAP Business One.
Antes de empezar: define el calendario del cierre
Fija un día límite para que cada área entregue su información: compras, ventas, bodega, remuneraciones y tesorería. Ten presente el calendario tributario: el Formulario 29 se presenta hasta el día 12 del mes siguiente, o hasta el día 20 si eres facturador electrónico y declaras y pagas por internet, según el SII. Y si pagas cotizaciones previsionales por Previred en forma electrónica, el plazo es hasta el día 13. Tu cierre debería estar listo antes de esas fechas.
Paso 1: bloquea las ventas del mes anterior
SAP Business One maneja estados por período contable. Al empezar el cierre, cambia el período que cierras a Desbloqueado excepto ventas (Unlocked Except Sales). Según la documentación de SAP, en ese estado se pueden seguir registrando documentos de compras y otros asientos, pero no documentos de ventas. Así evitas que alguien emita una factura con fecha del mes que estás cerrando mientras terminas de registrar las compras atrasadas.
Paso 2: concilia bancos
La conciliación bancaria es la base del cierre. En SAP Business One se hace desde el menú Bancos, en Extractos bancarios y reconciliaciones externas. Puedes conciliar en forma manual o cargar la cartola y usar el procesamiento de extractos bancarios con reglas de coincidencia. SAP advierte que no conviene mezclar la conciliación manual y el procesamiento de extractos en la misma cuenta, para no duplicar conciliaciones.
- Concilia todas las cuentas corrientes, incluidas las cuentas en dólares.
- Registra comisiones, intereses y cargos bancarios que aún no estén contabilizados.
- Revisa las partidas en tránsito antiguas: un cheque girado hace meses y no cobrado merece una revisión.
- Deja el saldo contable igual al saldo de la cartola, explicando cada diferencia.
Paso 3: revisa documentos abiertos
Los documentos que quedan abiertos sin razón distorsionan inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Revisa con los informes de documentos abiertos de SAP Business One:
- Órdenes de venta y entregas no facturadas: ¿corresponde facturar este mes?
- Pedidos y entradas de mercancía sin factura de proveedor: son mercadería recibida que puede requerir provisión.
- Pagos y facturas sin conciliar internamente: un pago recibido que no se aplicó a su factura deja al cliente con deuda y con saldo a favor al mismo tiempo. Usa la reconciliación interna para dejarlos cruzados.
- Anticipos de clientes y proveedores que ya deberían estar aplicados.
Paso 4: cuadra compras y ventas con el SII
Compara tus libros con el Registro de Compras y Ventas (RCV) que el SII arma a partir de los documentos tributarios electrónicos. Revisa que todas las facturas de proveedores que aparecen en el RCV estén registradas en SAP, y al revés. Ojo con los reclamos: el SII indica que el comprador tiene 8 días corridos desde la recepción de la factura en el SII para aceptarla o reclamarla, y que si no hace nada se entiende aceptada.
Si tus documentos electrónicos se emiten y reciben desde el ERP, este paso se vuelve mucho más simple. Lo explicamos en nuestra guía de facturación electrónica en SAP Business One.
Paso 5: registra provisiones y devengos
Contabiliza los gastos e ingresos del mes aunque el documento llegue después:
- Servicios recibidos sin factura: consumos básicos, arriendos, honorarios, asesorías.
- Vacaciones del personal y otros beneficios devengados.
- Depreciación del activo fijo. Si usas el módulo de activos fijos de SAP Business One, ejecuta la corrida de depreciación del mes.
- Gastos pagados por anticipado que corresponde amortizar, como seguros o licencias anuales.
- Deterioro de cuentas por cobrar, según tu política contable.
Paso 6: centraliza las remuneraciones
La centralización de remuneraciones es el asiento que lleva al libro diario las liquidaciones del mes: sueldos, horas extra, bonos, descuentos legales, cotizaciones del empleador, impuesto único y líquido a pagar, idealmente distribuidos por centro de costo. Cuadra el total con el libro de remuneraciones y con lo declarado en Previred.
Si tu sistema de remuneraciones está conectado a SAP Business One, el asiento llega solo y con el mismo detalle cada mes. Revisa las integraciones con Buk y Talana. Lo mismo vale para las rendiciones de gastos del equipo con Rindegastos.
Paso 7: actualiza tipos de cambio y calcula diferencias
Si operas en dólares u otras monedas, carga en SAP Business One el tipo de cambio del último día del mes según tu política contable. Luego ejecuta, desde Finanzas y Cierre de período, la función de diferencias de tipo de cambio (Exchange Rate Differences). Según la ayuda de SAP, esta función recalcula los saldos en moneda local de los documentos y cuentas en moneda extranjera usando el tipo de cambio del día del cálculo, y propone el asiento de ajuste que tú revisas antes de contabilizar.
La función de diferencias de conversión (Conversion Differences) es distinta: se usa cuando la empresa lleva también una moneda del sistema diferente a la local y hay que cuadrar ambas. Si no la necesitas, no la ejecutes por costumbre.
Paso 8: corrección monetaria, si aplica
La corrección monetaria tributaria del artículo 41 de la Ley sobre Impuesto a la Renta se determina al cierre del ejercicio, con los factores que publica el SII. Las empresas acogidas al régimen Pro Pyme no la aplican. Algunas empresas la estiman mes a mes para que los resultados mensuales no se distorsionen en diciembre; es una decisión de gestión que conviene acordar con tu contador.
Si llevas la corrección monetaria en SAP Business One, revisa nuestra guía sobre corrección monetaria en SAP Business One.
Paso 9: revisa saldos y cuentas transitorias
- Cuentas puente, transitorias y de diferencias: deberían terminar el mes en cero o con un saldo explicado.
- IVA crédito y débito fiscal: deben coincidir con lo que irá al F29.
- Inventario contable versus el informe de valorización de stock.
- Saldos de clientes y proveedores contra el balance, cuenta por cuenta.
Paso 10: cierra el período en SAP Business One
Cuando todo cuadra, cambia el estado del período. SAP Business One tiene, entre otros, estos estados:
| Estado | Qué permite |
|---|---|
| Desbloqueado | Todos registran según sus autorizaciones. |
| Desbloqueado excepto ventas | Todo, menos documentos de ventas. |
| Período de cierre | Solo usuarios con autorización especial para el período de cierre. |
| Bloqueado | Nadie registra. SAP lo recomienda tras completar los ajustes y el cierre del año. |
Para el cierre mensual lo habitual es dejar el período en Período de cierre, de modo que solo el equipo contable pueda hacer un ajuste justificado. El estado Bloqueado se reserva para cuando el ejercicio ya está cerrado. La utilidad de cierre de período que traspasa los resultados a utilidades retenidas se usa al cierre del ejercicio, no cada mes.
Paso 11: emite y revisa los informes
- Balance de comprobación y saldos.
- Estado de resultados del mes y acumulado, comparado con el presupuesto y con el mismo mes del año anterior.
- Balance general.
- Antigüedad de cuentas por cobrar y por pagar.
- Resultados por centro de costo o proyecto, si los usas.
Cómo acortar el cierre
La mayoría de los días de cierre se pierden en traspasar datos a mano: remuneraciones, rendiciones, ventas del e-commerce, cobranza. Cada integración que eliminas es una conciliación menos. Revisa nuestras integraciones, entre ellas Duemint para cobranza, Buk para remuneraciones y Rindegastos para rendiciones. Y para ordenar todo el mes, usa nuestro checklist de cierre mensual imprimible. También puedes leer cómo integrar SAP Business One con e-commerce y otros sistemas. Más guías en Recursos.
¿Tu cierre en SAP Business One toma más días de los que debería? Escríbenos y revisamos juntos dónde se está yendo el tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Debo bloquear el período cada mes en SAP Business One?
Lo recomendable es dejarlo en Período de cierre, para que solo usuarios autorizados puedan registrar ajustes. SAP sugiere el estado Bloqueado una vez completado el cierre del ejercicio.
¿La corrección monetaria se calcula todos los meses?
La corrección monetaria tributaria se determina al cierre del ejercicio y no aplica a las empresas del régimen Pro Pyme. Calcularla mensualmente es opcional y responde a una decisión de gestión.
¿Qué hago si encuentro un error en un mes ya cerrado?
Si el período está en Período de cierre, un usuario autorizado puede registrar el ajuste con fecha de ese mes. Si ya presentaste declaraciones, evalúa con tu contador si corresponde rectificar.